Guide utilisateur

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Produits

Matières premières

Fournisseurs

Factures

GUIDE D'UTILISATION

1.1 Indicateurs : gestion d’activité et suivi de fabrication

Vous avez ici 4 indicateurs :

  • Les produits à fabriquer

Dans notre exemple, nous avons 4 produits à fabriquer.

Il s’agit des commandes clients ajoutés préalablement dans le logiciel et dont les produits commandés ont été renseignés à l’étape « à fabriquer ».

  • Les produits à livrer

Dans notre exemple, nous avons 15 produits à livrer.

Il s’agit des commandes clients ajoutés préalablement dans le logiciel et dont les produits commandés ont été renseignés à l’étape « à livrer ».

  • Les commandes livrées

Dans notre exemple, nous avons 6 commandes livrées, c’est-à-dire 6 produits sortis de l’atelier et remis au client.

Nous reviendrons sur le traitement par étape des commandes dans le chapitre « gérer les commandes ».

  • Les approvisionnements à compléter

Dans notre exemple, nous avons 6 approvisionnements à compléter.

N.B : Le logiciel a été conçu pour vous faire gagner du temps, dans chaque aspect de votre gestion d’atelier.

A ce titre, nous avons prévu la possibilité de pouvoir mettre à jour les stocks de matières premières dans la solution, sans avoir à renseigner au même moment la facture.

Cela peut-être utile par exemple lorsque vous venez de recevoir votre commande de matière première ou que vous êtes chez votre fournisseur, et que vous souhaitez mettre à jour immédiatement vos stocks mais ne pas prendre du temps supplémentaire à renseigner la facture.

Ainsi, si vous décider de renseigner un approvisionnement de matières premières sans facture, vous pourrez ajouter vos factures plus tard, à un moment que vous aurez choisi pour être dédié à du travail administratif.

Nous reviendrons sur les approvisionnements dans les chapitres « gestion des matières premières » et « gestion des fournisseurs et des approvisionnements ».

1.2 Chiffre d’affaires et dépenses

  • Le logiciel vous calcul le montant de votre chiffre d’affaires, correspondant au total des commandes mises à l’étape « livrées ». Soit 6270 € dans notre exemple.
  • En dessous, vous avez vos dépenses, correspondant à la somme de vos frais d’achats de matières premières, et vos frais généraux. Soit 0 € dans notre exemple.

Pensez à sélectionner le mois que vous souhaitez faire afficher !

1.3 Alertes stocks matières premières et produits actifs

  • Le logiciel affiche vos alertes de stocks de matières premières, c’est-à-dire les matières premières dont le niveau de stock est arrivé en dessous du montant que vous avez défini pour anticiper les ruptures.
  • En dessous, vous avez vos produits actifs, c’est-à-dire votre catalogue de produits disponibles pour être vendus et commandés.

1.4 Produit le plus vendu

Vous avez ici le top des ventes, c’est-à-dire votre produit le plus vendu, tout canaux de vente confondus.

1.5 Meilleur provenance des commandes

Le logiciel vous affiche un top des meilleurs provenances de commandes, c’est-à-dire, les provenances qui vous apportent le plus de commandes (Par exemple : Atelier-boutique, Maison et Objet, E-shop, Revendeur, etc…).

1.6 Durée d’abonnement

 

Le logiciel prévoit un décompte du nombre de jours restants en fonction de votre formule d’abonnement à Fabeo.

    2.1 Renseigner une commande ou une vente directe

    Cliquez sur le bouton « ajouter une commande » en haut à droite de l’écran.

    L’interface d’ajout de commandes apparaît :

    Remplissez les champs suivants :

    • Client

    Choisissez « nouveau client » ou « client existant », et en fonction, soit renseignez les champs demandés pour créer le client dans l’outil, soit sélectionnez le client dans la liste.

    • Commande

    Renseignez les informations suivantes :

    • Date
    • Provenance de la commande

    Si une provenance de commande ne figure pas dans la liste, cliquez sur le bouton en haut à droite « Ajouter une provenance »

    • Référence de la commande : il peut s’agir du numéro de facture ou d’une nomenclature de commandes de votre choix
    • Commentaire : utile si vous avez des informations particulières à mettre pour la commande
    • PDF : ajoutez la facture émise pour votre client, le reçu de carte bleu ou bien tout document attestant l’achat
      • Produit commandé
      • Sélectionnez dans la liste le produit acheté par votre client.

      Le nombre entre parenthèse indique le nombre de produits finis que vous avez en stock.

      Choisissez ensuite la quantité de ce produit acheté par le client. Le champ « prix » se complétera automatiquement en fonction de la quantité mais vous avez toujours la possibilité de renseigner manuellement un autre prix.

      • Sélectionnez ensuite le statut de la commande.

      3 possibilités :

      • Livré : il s’agit d’une vente directe, c’est-à-dire que vous avez remis le produit au client au moment de l’achat
      • A livrer : le produit commandé est en stock mais vous ne pouvez pas le remettre directement à votre client lors de l’achat

      Ce statut de commande est particulièrement utile pour les commandes en ligne si vous avez un e-shop ou si vous vendez sur une marketplace.

      Ce statut peut être également utile pour des commandes reçues par vos clients lors des salons par exemple.

      • A fabriquer : le produit acheté n’est pas en stock, vous devez le fabriquer.

       Sélection du statut « à fabriquer » ou « à livrer » : 

      Pour savoir si votre produit est en stock, reportez-vous au nombre affiché entre parenthèses lors de la sélection du produit. Il s’agit du stock de produits prêts à être livrer pour chaque produit.

       

      • Sélectionnez enfin la sous-étape de ce produit.

      Les sous-étapes sont des tags (ou étiquettes) personnalisables, vous permettant d’affecter une tâche précise dans le traitement de la commande.

      Ces tags sont définis par rapport au statut de la commande :

      • Si la commande est à fabriquer, les tags vous serviront à préciser le stade d’avancement dans la fabrication du produit.

      Par exemple, « 1ère cuisson », « assemblage », ou bien « échantillonnage » etc.

      Par la suite, au fur et à mesure de votre avancement dans la fabrication du produit, vous pourrez mettre à jour la sous-étape de ce produit.

      • Si la commande est à livrer, les tags pourraient être par exemple : « à emballer », ou bien « à remettre au transporteur ».

      Si votre client commande plusieurs produits différents, vous pourrez sélectionner un nouveau produit en cliquant sur le bouton + en vert.

      2.2 Tableau de suivi et de traitement des commandes

            2.2.1 Affichage du tableau

      Ce tableau vous donne un état des lieux précis sur les commandes en cours et vous aide à organiser votre activité.

      En un coup d’œil, vous savez ce que vous avez à fabriquer d’une part et à livrer d’autre part. Vous savez également tous les produits sortis de l’atelier.

      Pour obtenir les détails de vos commandes, cliquez sur un produit :

        2.2.2 Gestion des commandes : étape « à fabriquer »

      Dans l’étape « à fabriquer », vous retrouvez toutes les commandes ayant eu ce statut lorsque vous les avez enregistrées dans l’outil.

      Dans notre exemple, vous avez 5 produits à fabriquer :

      • 3 produits « Le strict minimum »
      • 2 produits « Signature intemporelle »

      Pour obtenir les détails de vos commandes, cliquez sur un produit :

      Vous aurez alors :

      • Les informations suivantes :
      • Nom du client ayant effectué la commande
      • Date de la commande
      • Quantité de ce produit commandée
      • Les actions suivantes :
      • Loupe : afficher les détails de la commande client
      • Stylo : Modifier la commande
      • Corbeille : Supprimer la commande

      Cliquez sur la loupe pour avoir les détails sur la commande :

      Vous aurez alors :

      • Récapitulatif des informations client 
      • Tags (étiquettes) modifiables pour voir et mettre à jour les tâches à effectuer pour traiter la commande
      • Déplacer la commande à une autre étape

      Lorsque vous avez fini la fabrication du produit, vous pouvez la déplacer à l’étape « à livrer » ou « livrée » en cliquant sur l’un des deux boutons.

      Pour déplacer la commande, vous avez également la possibilité de directement faire un « drag and drop » (glisser-déposer).

      Pour ce faire, faites un appui long avec la souris sur la commande, et déplacer là vers l’étape « à livrer » ou « livrée ».

      • Activer le décompte des stocks produits et matières premières

      Lorsque vous déplacez une commande, vous avez la possibilité d’activer ou non le décompte automatique des produits finis et des matières premières nécessaires à la fabrication de ce produit.

      Ainsi, si vous sélectionnez « sans impact », alors l’outil ne décomptera pas les stocks de produits finis ou de matières premières dans le logiciel.

      Inversement, si vous choisissez « réduire stock produits » ou « réduire matières premières », alors vous impacterez les stocks en question.

            2.2.3 Gestion des commandes : étapes « à livrer » et « livrée »

      La gestion des commandes aux étapes « à livrer » et « livrée » est sensiblement la même que les commandes « à fabriquer ».

      2.3 Paramétrer les sous-étapes de traitement des commandes

      Cliquez sur la roue dentée à côté de « commandes ».

      Définissez vos sous-étapes (tags) pour chacune de vos étapes « à fabriquer », « à livrer » et « livrée ». Ajoutez-en et supprimez-les à tout moment.

      3.1 Ajouter un client

      Cliquez sur le bouton « ajouter un client » en haut à droite de l’écran.

      L’interface d’ajout de client apparaît :

      Remplissez les champs suivants :

      • Prénom
      • Nom
      • Email
      • Téléphone
      • Adresse
      • Ville
      • Code postal
      • Commentaire éventuel

      3.2 Tableau de gestion des clients

         3.2.1 Affichage du tableau

      Ce tableau centralise tous les clients crées lors de l’ajout de vos commandes ainsi que ceux que vous ajoutez manuellement depuis cet onglet.

      Le tableau est organisé autour des colonnes suivantes :

      • Client
      • Email
      • Code postal
      • Téléphone
      • Commandes : montant du chiffre d’affaires avec ce client et nombre de commandes

      Une barre de recherche rapide vous permet de retrouver un client en tapant les premières lettres du nom, de l’email ou les premiers numéros du code postal ou du téléphone (très utile si vous avez un appel manqué et que vous souhaitez vérifier s’il ne s’agit pas d’un client).

         3.2.2 Ajouter une commande à un client existant

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur un client.

      Sélectionnez « ajouter » : vous serez redirigé vers le formulaire de d’ajout de commandes dans l’onglet « commandes ».

         3.2.3 Modifier une fiche client

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur un client. 

      Sélectionnez « modifier ». Cela vous permettra de mettre à jour ou de modifier une fiche client.

         3.2.4 Supprimer une fiche client

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur un client.

      Sélectionnez « supprimer ».

      4.1 Ajouter un produit

      Cliquez sur le bouton « Ajouter un produit » en haut à droite de l’écran

      L’interface d’ajout de client apparaît :

      Remplissez les champs suivants :

      • Ajouter/modifier produit
      • Nom
      • Déclinaison : il s’agit de produits similaires déclinés autour d’une variation éventuelle comme la couleur, une personnalisation légère, etc…
      • Prix de vente
      • Stock de produits finis que vous avez au moment de la création du produit
      • Photo (photo en basse résolution)
      • Matières premières nécessaires
      • Choisir la matière première : il s’agit des matières premières habituelles que vous utilisez pour fabriquer votre produit, renseignées dans l’onglet « Matières premières »
      • Quantité : renseignez la quantité nécessaire de cette matière première pour fabriquer le produit.

      Cliquez sur le bouton + en vert pour ajouter d’autres matières premières nécessaires.

      4.2 Tableau de gestion des produits

                 4.2.1 Affichage du tableau

      Ce tableau centralise tous les produits crées depuis cet onglet, ou bien lorsque vous ajoutez un produit depuis la page « commandes » 

      Le tableau est organisé autour des colonnes suivantes :

      • Actif : vous pouvez changer le statut actif en inactif. Vous ne pourrez alors plus sélectionner ce produit lors de l’ajout de vos commandes.
      • Photo
      • Nom du produit
      • Nom déclinaison
      • Stock de produits finis

                 4.2.2 Mettre à jour le stock de produits

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur un produit.

      Sélectionnez « ajouter ». Ce formulaire vous permettra de mettre à jour votre stock de produits finis, à tout moment.

      Remplissez le champ « ajouter au stock ».

      Si vous cocher la case « Impact sur les matières premières », votre stock de matières premières sera décompté en proportion du nombre de produits finis ajouté au stock.

                 4.2.3 Modifier une fiche produit

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur un produit.

      Sélectionnez « modifier ». Cela vous permettra de mettre à jour votre fiche produit.

                 4.2.4 Supprimer une fiche produit

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur un produit.

      Sélectionnez « supprimer ».

       5.1 Ajouter une matière première

      Cliquez sur le bouton « Nouvelle famille » en haut à droite de l’écran.

      Renseignez la famille de matière première. Par exemple : bois, cuir, métal, …

      Cliquez ensuite sur le bouton « Nouvelle typologie ».

      L’interface d’ajout de matière première apparaît :

      Remplissez les champs suivants :

      • Sélection famille.
      • Exemple : chêne, vachette, laiton, rivets 0,35 x 1,90 cm, …
      • Unité de mesure. Définissez l’unité de mesure que vous souhaitez utiliser
      • Alerte de stock. Définissez le seuil (quantité) de matières premières en dessous de laquelle vous souhaitez être alerté pour éviter des ruptures de stock.
      • Stock : quantité initiale de la matière première que vous avez en stock

              5.2 Tableau de gestion des matières premières

                 5.2.1 Affichage du tableau

      Ce tableau centralise toutes les matières premières créées depuis cet onglet.

      Le tableau est organisé autour des colonnes suivantes :

      • Actif : vous pouvez changer le statut actif en inactif si vous décider d’arrêter l’usage de cette matière première.
      • Matières premières. Les familles s’affichent en majuscules et en gras. Pour afficher les typologies, il faut cliquer sur l’encoche avant le nom de la famille.
      • Unité de mesure
      • Stock : les signaux rouges signalent les alertes de stock, c’est-à-dire que la matière première approche un stock critique. Ces alertes s’affichent également dans votre tableau de bord (voir chapitre 1 « organisation du tableau de bord »).

                 5.2.2 Afficher les factures du fournisseur

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur une matière première

      Sélectionnez « voir factures » : la page affiche les factures liées à l’achat de cette matière première.

      Vous pouvez afficher les factures en cliquant sous « Facture ».

                 5.2.3 Mettre à jour le stock de matières premières

                    5.2.3.1 Avec Facture

      Sur cette page, vous allez pouvoir approvisionner votre stock de matières premières afin de tenir votre stock à jour.

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur une matière première

      Sélectionnez « ajouter » puis avec « avec facture »

      Remplissez les champs suivants :

      • Date
      • Nom fournisseur
      • Référence (numéro facture par exemple)
      • Prix TTC de la facture
      • PDF : ajout de la facture

      Puis à l’aide de votre facture, renseignez les informations suivantes :

      • Sélection matière première
      • Quantité
      • Prix TTC correspondant à la quantité renseignée

      Ajoutez autant de matières premières qu’il y’en a sur votre facture en cliquant sur le bouton + en vert.

      Pour que l’approvisionnement soit pris en compte, il faut que le prix total TTC de la facture soit égal à la somme des prix TTC de toutes les matières premières ajoutées.

                    5.2.3.2 Sans Facture

      Sur cette page, vous allez pouvoir approvisionner votre stock de matière première afin de tenir votre stock à jour mais sans ajouter tout de suite la facture.

      Cela peut-être utile si vous êtes chez votre fournisseur, ou bien que vous souhaitez rapidement mettre à jour votre stock de matières premières mais que vous voulez associer la facture de votre fournisseur plus tard, à un moment que vous consacrerez à l’administratif.

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur une matière première

      Sélectionnez « ajouter » puis « sans facture ».

      Remplissez les champs suivants :

      • Fournisseur
      • Matière première
      • Quantité
      • Prix TTC correspondant à la quantité renseignée

                 5.2.4 Modifier une matière première

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur une matière première.

      Sélectionnez « modifier ». Cela vous permettra de mettre à jour votre fiche sur la création de la matière première.

                 5.2.5 Supprimer une matière première

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur une matière première.

      Sélectionnez « supprimer ».

               6.1 Ajouter un fournisseur

      Cliquez sur le bouton « Ajouter un fournisseur » en haut à droite de l’écran.

      Ajouter le nom de votre fournisseur :

                6.2 Tableau de gestion des fournisseurs

                   6.2.1 Affichage du tableau

      Ce tableau centralise tous les fournisseurs créés depuis cet onglet:

                   6.2.2 Ajouter une facture et y associer des matières premières renseignées

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur un fournisseur.

      Sélectionnez « ajouter une facture ».

      Il s’agit de vos approvisionnements de matières premières ayant été ajoutés sans factures, et associés à ce fournisseur, que vous avez effectué dans l’onglet Matières premières.


      A l’aide de la facture que vous voulez ajouter dans l’outil, cochez chaque ligne de matières premières listés correspondant à votre facture.


      Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter une facture ».


      Vous serez redirigé sur le formulaire d’approvisionnement avec facture abordé dans le chapitre 5 « Matières premières ».

                  6.2.3 Supprimer un fournisseur

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur la ligne d’un fournisseur.


      Sélectionnez « supprimer ». L’action n’est possible que si aucune facture enregistrée dans l’outil n’est associée à ce fournisseur.

        7.1 Ajouter une facture fournisseur, client ou de frais généraux

      Cliquez sur le bouton de votre choix « fournisseur », « client » ou « autre » en haut à droite de l’écran :


      – Le bouton « fournisseur » vous redirigera vers la page des approvisionnements de matières premières. Sélectionnez « avec facture ».


      – Le bouton « client » vous redirigera vers la page d’ajout de commande.

      – Le bouton « autres frais» affichera un formulaire pour ajouter vos factures, reçu et notes de frais correspondant à des frais généraux non liés à vos approvisionnements en matières premières.

      7.2 Tableau de gestion des factures

         7.2.1 Affichage du tableau

      Ce tableau centralise toutes vos factures ajoutées dans l’outil:

      Le tableau est organisé autour des colonnes suivantes :
      – Date de la facture
      – Référence
      – Nom fournisseur
      – Prix total TTC
      Un champ de recherche rapide vous permet de retrouver facilement vos fournisseurs.

      Vous pouvez sélectionner les catégories de factures à afficher : fournisseurs, clients ou autres ainsi qu’effectuer un tri par date.

                    

        7.2.2 Afficher la facture

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur une facture.
      Sélectionner « voir la facture ». Elle s’ouvrira dans un nouvel onglet.

        7.2.3 Modifier les informations concernant une facture ajoutée

      Cliquez sur les trois petits points bleus sur une facture. Sélectionner « modifier ».

      7.3 Paramétrer l’accès expert-comptable

      Si vous travaillez avec un expert-comptable, vous pourrez lui configurer un accès pour qu’il puisse faire votre comptabilité de manière simplifiée.


      Cliquez sur la roue dentée à côté de « Factures ». Puis cliquez sur « ajouter un comptable ».

      Remplissez les champs suivants :
      – Nom
      – Email
      – Téléphone
      – Définition d’un mot de passe


      Donnez ensuite à votre expert-comptable les identifiants de connexion : email et mot de passe, ainsi que le lien de connexion à la plateforme.