La Gestion d'Atelier expliquée pas à pas

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Comprendre l’intérêt de la Gestion d’Atelier et mettre en place des bonnes pratiques pour piloter et pérenniser votre activité !

Résumé du livre blanc​

Par essence, le métier d’artisan est pluriel, et à double casquette. Car en tant qu’artisan, vous êtes à la fois un créateur, et également un chef d’entreprise.

Au temps passé dans l’atelier à la réflexion artistique, à l’exploration des matières et à la création, s’ajoute le temps passé à s’occuper des clients, à gérer les commandes, à préparer les salons, à communiquer, à rassembler les factures,… Autant d’activités et de tâches, qui pour être efficaces, doivent être organisées et pilotées avec recul.

Or ce dernier aspect de gestion d’entreprise est souvent négligé ou pas assez maîtrisé.

Un atelier d’art est pourtant une entreprise commerciale, ayant une identité de marque et une stratégie à déployer, des processus de fabrication et de traitement de commandes complexes, des problématiques commerciales, marketing et de distribution à résoudre, et une gestion administrative chronophage.

Il est donc essentiel de mettre en place quelques outils pour organiser votre gestion et ainsi pérenniser votre activité sur le long terme.

Nous allons vous livrer dans ce livre numérique l’essentiel des bonnes pratiques et outils qui vont grandement faciliter votre quotidien au travers de notre solution.

Contenu des chapitres

Qu’est-ce que la Gestion d’Atelier ?

Optimisez votre traitement de commandes et votre suivi de fabrication

Gérez vos stocks de produits finis et de matières premières

Aide comptable

Pilotez votre activité

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Quelques mots avant de commencer

 Par essence, le métier d’artisan est pluriel, et à double casquette.

Au temps passé dans l’atelier à la réflexion artistique, à l’exploration des matières et à la création, s’ajoute le temps passé à s’occuper des clients, à gérer les commandes, à préparer les salons, à communiquer, à rassembler les factures,… Autant d’activités et de tâches, qui pour être efficaces, doivent être organisées et pilotées avec recul.

Car en tant qu’artisan, vous êtes à la fois un créateur, et également un chef d’entreprise.

Or ce dernier aspect de gestion d’entreprise est parfois négligé ou pas assez maîtrisé.

Un atelier d’art est pourtant une entreprise commerciale, ayant une identité de marque et une stratégie à déployer, des processus de fabrication et de traitement de commandes complexes, des problématiques commerciales, marketing et de distribution à résoudre, et une gestion administrative chronophage.

Cela semble des défis immenses pour un artisan qui travaille très souvent seul, et généralement peu formé à la gestion et à l’entrepreneuriat.

Si l’on tente de catégoriser les problématiques métiers auxquelles est confronté un artisan créateur, 3 axes complémentaires semblent se dégager :

-       La création artistique et l’offre Produit

-       L’identité de marque et la politique de Vente

-       La Gestion de l’Atelier

Les deux premiers axes sont au cœur de la démarche artistique de l’artisan, découlant généralement de sa personnalité, de ses savoir-faire issus ou non d’une formation académique, et nécessite une réflexion de fond qui n’est pas l’objet de ce livre blanc.

De plus, les artisans ont aujourd’hui la possibilité de se faire accompagner pour mettre en œuvre leur démarche, que ce soit par des fédérations comme Atelier d’Art de France, mais aussi grâce à l’émergence de structures d’accompagnement comparables à des incubateurs dédiés à l’artisanat, comme les Ateliers de Paris, ou bien Artisans d’Avenir.

Concernant le troisième axe, pourtant fondamental, les artisans se retrouvent souvent démunis lorsqu’il s’agit de mettre en place des outils pour gérer l’atelier. Il ne s’agit pourtant que de méthodes et de bonnes pratiques que nous essayons de mettre en place au travers de la solution La Plane et La Gouge.

 

Chapitre 1 : Qu’est-ce que la Gestion   d’Atelier et à quoi sert-elle ?

La polysémie du titre artisan d’art * réfère à des métiers, des profils et des pratiques hétérogènes, qui pourrait rendre difficile la définition concrète de la gestion appliquée à un atelier d’artisan, si l’on part d’un constat de surface qu’il y’a autant d’ateliers que de manières de le gérer.

 

En réalité rassurez-vous : concernant les pratiques de Gestion, les choses sont heureusement assez simples, car tout comme les bonnes recettes, les bonnes pratiques ne sont pas nombreuses ni fondamentalement complexes mais demandent juste à être apprises.

La Gestion d’Atelier est ainsi un ensemble de pratiques et d’outils qui vont vous permettre d’optimiser votre temps au quotidien, de vous assister de manière intelligente dans le traitement et le suivi de vos commandes, de rationnaliser et suivre votre production et votre gestion des stocks et de piloter votre activité commerciale en temps réel grâce à des données statistiques.

La Gestion d’Atelier est donc fondamentalement un appui qui va vous permettre, avec votre casquette de chef d’entreprise, de ne pas naviguer à vue en tirant des bords, mais au contraire de prendre un recul nécessaire pour naviguer au long cours et pérenniser ainsi votre activité.

De nombreuses erreurs stratégiques, parfois fatales, peuvent êtres ainsi évités tout en facilitant votre quotidien afin que vous puissiez vous recentrer sur l’essence même de votre métier : la création.

 

*Cf : Anne Jourdain, Du cœur à l’ouvrage. Les artisans d’art en France

 

Chapitre 2 : Optimisez votre traitement de commandes et suivez votre fabrication

Quel que soit votre secteur d’activité dans l’artisanat de création, il vous faut au quotidien gérer vos commandes, suivre votre production et renseigner vos ventes.

S’agissant de votre cœur de métier et certainement de votre activité la plus chronophage, il est important d’organiser précisément votre production ainsi que le traitement de vos commandes et de vos ventes.

Si comme la plupart des artisans, vous travaillez sur papier ou sur excel, faute d’outils en ligne adaptés, il est peut-être venu le moment de prendre de nouvelles habitudes !

En effet, nous avons étudiés de près de nombreux artisans d’art travaillant en petite série, sur leurs manières de gérer les commandes. Nous avons identifié à ce niveau une importante problématique de gestion.

Les commandes sont toutes éparpillées entre vos multiples canaux de distribution : atelier-boutique, mail, marketplace, e-shop de votre site, salons, revendeurs, etc…

Cela entraine 2 difficultés :

-                Au niveau macro : comment alors avoir une visibilité claire sur l’ensemble de vos commandes ? C’est-à-dire, savoir à tout moment ce que vous avez à fabriquer, ce que vous avez à livrer et ce qui est sorti de votre atelier.

 

-                Au niveau micro : comment avoir une visibilité claire sur chacune de vos commandes ? C’est-à-dire savoir précisément pour chaque commande où vous en êtes dans le processus de fabrication et de traitement.

Nous avons donc créé une interface dans la solution spécialement conçue pour vous accompagner pas à pas et de manière efficace dans votre suivi de fabrication.

L’interface est conçue autour d’un tableau intelligent comprenant un processus de traitement de commande invariable, permettant de suivre votre production en 3 étapes successives :

                                1/ Les produits à fabriquer 

Dans cette étape, vous ajoutez les commandes sur un produit que vous n’avez pas en stock, qu’il s’agisse d’une pièce unique ou en petite série. Vous avez la possibilité de renseigner une étiquette sur cette commande, c’est-à-dire une sous-étape correspondant à votre process de fabrication. Si par exemple vous êtes céramiste, « échantillonnage » ou « cuisson » pourrait être certaines sous-étapes.

Au fur et à mesure que vous avancez dans la fabrication de ce produit, vous pouvez mettre à jour l’étiquette « la sous-étape » de ce produit, selon votre rythme de production. Lorsque vous arrivez à la fin de la fabrication du produit, vous pouvez la glisser à l’étape suivante : à livrer.

2/ Les produits à livrer

Ici, vous ajoutez les commandes de produits que vous avez en stock, ou que vous venez de finir de fabriquer, en attente de sortie de l’atelier. Vous pouvez également définir une étiquette ou bien une sous-étape sur la commande à cette étape, par exemple « à emballer » ou bien « à remettre au transporteur ».

  3/ Les sorties de l’atelier

Dernière étape du process, cette étape clôture le traitement de votre commande. Il s’agit des produits sortis de l’atelier de manière effective, qu’il soit remis au transporteur ou bien directement à votre client s’il s’agit d’une vente directe.

L’interface de gestion des commandes va vous permettre ainsi de centraliser l’ensemble de vos commandes en un seul et même endroit, et de faire le point facilement à tout moment sur ce que vous devez faire pour chaque commande en cours.

 

Chapitre 3 : Gérez vos stocks de produits finis et de matières premières

Si votre travail s’effectue majoritairement en répondant à des commandes, vous êtes surtout concerné par la gestion de vos matières premières.

Si vous faites de la vente directe de vos objets, vous êtes alors particulièrement concerné par le module de gestion des stocks de produits finis.

En pratique, beaucoup d’artisans font les deux mais à des degrés différents.

                    1/ Gestion des matières premières

Comme un certain nombre d’artisans, il est possible que vous pratiquiez une gestion en flux tendu sur vos approvisionnements auprès de vos fournisseurs en fonction de vos commandes.

Il est alors primordial d’avoir une vision précise sur vos stocks de matières premières, surtout dans le cas des réponses à commande, afin d’éviter de mauvaises surprises.

Par nature, il est très probable que vos besoins en matières premières ne représentent pas des quantités industrielles.

Bien que la typologie et la quantité de matières premières nécessaires à votre activité dépendent beaucoup de votre métier, il important de rationnaliser un minimum la gestion de vos approvisionnements.

Nous avons créé 1 fonctionnalité complémentaire à la gestion des commandes pour vous permettre de suivre vos stocks.

Ainsi, à chaque fois que vous passez commande auprès d’un fournisseur, un module vous permet de renseigner la famille et la typologie de matière première concernée avec la quantité, le prix, la date et la facture associée.

Vous avez le choix d’activer ou non l’impact de vos ventes sur vos stocks de matières premières, c’est-à-dire de permettre ou non à l’outil de décompter automatiquement les matières premières nécessaires à la fabrication de ce produit.

Ce système de décompte permet de suivre en temps réel vos quantités de de matière premières en stock, et ainsi, d’ajuster vos commandes auprès de vos fournisseurs par rapport à votre activité réelle de fabrication.

Vous pouvez également renseigner des seuils d’alertes sur chacune de vos matières premières. Il s’agit des quantités de stocks en dessous desquels vous considérez qu’il faut repasser une commande auprès de votre fournisseur afin d’anticiper les ruptures.

Lorsque ces seuils sont atteints, vous recevez une notification dans l’outil.

Si vous avez au contraire une gestion nécessitant des approvisionnements importants, ou si vous désirez réaliser des économies d’échelles en passant des commandes moins régulières mais plus importantes, l’outil vous permettra de suivre précisément et en temps réel l’évolution de vos stocks.

                    2/ Gestion des produits finis

De la même manière que les matières premières, il est important de tenir à jour vos stocks de produits finis, en particulier si vous ne faites pas de la réponse à commande mais majoritairement de la vente directe, en magasin ou dans votre atelier-boutique par exemple.

Lorsque vous ajoutez un produit dans la solution, vous pouvez renseigner la quantité initiale de ce produit et mettre à jour à tout moment votre stock de produit finis.

Ainsi, lorsque vous ajoutez une commande dans votre tableau de gestion des commandes en sortie d’atelier (cf chapitre 2), la solution décompte automatiquement un produit de votre stock de produits finis.

 

Chapitre 4 : Aide comptable

Nous abordons ici une question épineuse et pourtant centrale dans la gestion de votre atelier. En fonction du statut de votre entreprise, vos obligations en matière de comptabilité diffèrent.

De plus, la loi évolue constamment et pousse aujourd’hui de plus en plus les entreprises à prendre le virage de la facturation électronique, y compris pour les TPE.

Nos nombreuses rencontres avec des artisans nous ont fait constater que le papier prenait encore souvent beaucoup de place dans votre comptabilité, notamment en ce qui concerne la facturation auprès des clients, et le tri des factures pour la comptabilité.

Si comme beaucoup d’artisans, vous consacrez 1 journée par mois à rassembler vos factures éparpillées pour constituer des dossiers, que vous ne retrouvez pas certaines factures ou notes de frais, ce module pourrait vous intéresser.

De la même manière que les commandes doivent être centralisées pour faciliter leur traitement, les factures de votre atelier doivent également être centralisées, notamment si vous travaillez avec un expert-comptable.

Depuis l’outil, un onglet factures vous permet d’ajouter 3 typologies de factures :

-                Factures fournisseurs : les factures reçues lors de vos commandes de matières premières

-                Factures clients : les factures que vous émettez pour vos clients

-                Frais généraux : les factures liées à votre atelier comme l’eau ou l’électricité et vos notes de frais

Vous pouvez alors configurer un accès pour votre expert-comptable afin qu’il puisse avoir accès à l’ensemble de vos factures. Vos factures ainsi centralisées automatiquement lors de vos ajouts de matières premières et de commandes clients, permettront à votre comptable de travailler en autonomie sur le traitement de vos factures.

Chapitre 5 : Pilotez votre activité

            1/ Statistiques et données chiffrées

Dès lors que vous avez organisé votre production, défini des process sur le traitement de vos commandes, optimiser la gestion de vos stocks de matières premières et de produits finis et facilité le traitement de vos factures, vous pouvez plus facilement souffler et prendre un peu de recul sur votre activité.

Avec quelques indicateurs très simples, il est facile de mettre en place des stratégies commerciales gagnantes et de pérenniser votre activité.

Connaître par exemple en temps réel votre chiffre d’affaire et vos charges, le nombre de produits vendus et leur rentabilité, ou bien la meilleure provenance de vos commandes, sont des éléments primordiaux pour y voir clair et piloter votre activité au quotidien.

L’outil vous génère automatiquement des indicateurs très simples et des statistiques sur votre activité dans un onglet dédié :

-       Chiffre d’affaire global et par produit

-       Nombre de clients

-       Nombre de produits vendus

-       Montant moyen des commandes

-       Marge et rentabilité des produits

-       Provenance des commandes

 

             2/ Gérez votre relation-client

Grâce au module de gestion des commandes, l’outil met à jour automatiquement votre base de données clients, exportable en format excel et csv.

Il s’agit d’un module central pour organiser votre relation client, et fidéliser votre clientèle.

Ce module, équivalent à un CRM, est au cœur des stratégies commerciales que vous allez pouvoir mettre en place.

Avec cette base, vous en saurez un peu plus sur la typologie de vos clients.

Bien connaitre vos clients est en effet un levier capital qui va vous permettre d’affiner votre offre produit et de transformer vos clients en ambassadeurs de votre atelier.

Pour cela, il est utile de définir des archétypes à partir des données que vous avez sur vos clients. En fonction de ces profils types de clients, vous pourrez décliner certains de vos produits et varier des modèles tout en communiquant spécialement pour eux sur vos réseaux habituels.

Enfin, vous pourrez organiser et planifier des relances auprès des contacts que vous aurez pu avoir en salon ou dans votre atelier, et accompagner efficacement des personnes intéressées dans leurs actes d’achat.

 

 

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